Od czego zależy czas wdrożenia ISO 9001?

Z pośród wielu powszechnie znanych powiedzeń takich jak „Jesteś tym co jesz” autorstwa Hipokratesa, czy że „Życie to sztuka wyboru” od Jeana-Paula Sartrea jedno wybija się spośród nich na pierwszy plan. Stwierdzenie Benjamina Franklina, że „Czas to pieniądz” działa człowiekowi szczególnie na wyobraźnię. Nie ma wątpliwości co do tego, że wraz z rozwojem i uprzemysłowieniem duża część ludzi zyskała więcej czasu by móc go spożytkować dla siebie. Wiele nowatorskich rozwiązań jakie przyniosła branża gospodarcza sprawiły, że w stosunkowo krótkim czasie dokonano nie małej reorganizacji infrastruktury społecznej i ekonomicznej. Standard życia obiektywnie wzrósł i wydaje się, że z pomocą takich narzędzi jak sztuczna inteligencja, chmura obliczeniowa czy internet rzeczy będzie miał on tendencje wzrostową. Czas plasuje się zatem wysoko w rankingu czynników pożądanych przez człowieka ustępując miejsca jedynie jakości i bezpieczeństwu. Wdrażanie Przemysłu 4.0 zachęcającego organizacje do wdrażania nowoczesnych technologii pozwalających na zwiększenie jakości świadczonych dóbr i usług, a także zapewniających konkretne rozwiązania (po przez implementowanie norm ISO 27001, dyrektywy NIS2 oraz wielu innych norm i przepisów) w zakresie cyberbezpieczeństwa, nie powinno w ogóle dziwić. Właściciele organizacji mogą się zastanawiać ile potrzebna czasu aby wdrożyć system zarządzania jakością zgodnie z ISO 9001. Na to pytanie odpowiedź znajdziecie Państwo w niniejszym artykule. Zarządzający firmami wdrażając poszczególne normy mogą mieć jednak pewne obawy co do zagrożeń związanych z ich implementacją wewnątrz struktury swojej organizacji. Chodzi przede wszystkim o konsekwencje jakie może na przykład nieść za sobą przeprowadzenie audytu certyfikującego wewnątrz organizacji, objawiające się spowolnieniem produkcji lub zwiększeniem kosztów produkcji oferowanych przez firmę dóbr i usług. Ważne jest zatem by tego typu procesy były przeprowadzone sprawnie i nie rzutowały na wydajności takiej organizacji, zwłaszcza jeśli dotyczy uzyskania certyfikacji w zakresie SZJ. Nasuwa się więc pytanie stanowiące tytuł niniejszego tekstu, a brzmi ono „od czego zależy czas wdrożenia ISO 9001”.

1. Czym jest ISO 9001?
2. Czynniki mogące mieć wpływ na czas trwania procesu wdrażania normy ISO 9001
3. Podsumowanie

Ad. 1. Czym jest ISO 9001?

ISO to akronim którego rozwinięcie oznacza International Standards Organization (pol. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna). Skrót ten może kojarzyć się też z greckim słowem isos oznaczającym ad litteram „równy”. Oddaje to w pewnym sensie intencje twórców przy powoływaniu do życia tego narzędzia. Dzięki standaryzacji wymagań jakie muszą spełnić organizacje powstają produkty o określonym poziomie jakości. Kod numeryczny umieszczony tuż za przedrostkiem każdej normy z rodziny ISO oznacza wybraną dziedzinę. Na przykład numer 9001 oznacza wymagania Systemu Zarządzania Jakością (w skrócie zwaną SZJ). Co się tyczy zaś samej normy – ISO 9001 poza tym, że wydawana jest przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, koncentruje się na umożliwieniu organizacjom realizacji ich procesów i aktywności zgodnie z wytycznymi, aby zapewnić klientom produkty i usługi o jak najwyższej jakości. Określa ona wymagania dotyczące systemu zarządzania jakością, który powinien być implementowany w organizacji, aby zapewnić efektywne zarządzanie procesami, kontrolę i poprawę. Ta norma jest szczególnie popularna w branżach produkcji, usługach, handlu i budownictwie. Niezbędnymi krokami do wprowadzenia tejże normy do wybranej organizacji wyglądają następująco:

a) zdefiniowanie celu – może nim być podniesienie jakości produktów lub usług, poprawa efektywności, zwiększenie zadowolenia klientów, zwiększenie konkurencyjności firmy czy produktu albo po prostu spełnienie wymagań obecnego lub przyszłego klienta

b) zidentyfikowanie obszarów – oznacza to obszary , które będą objęte wprowadzeniem normy ISO 9001. Może to być produkcja, usługi, sprzedaż, czy obsługa klientów, pozwoli to nam na określenie zakresu naszego Systemu Zarządzania Jakością

c) zrozumienie normy – kluczowym elementem przy wdrażaniu ISO 9001 (jak i innych standardów, nie tylko z rodziny ISO) jest zapoznanie się z jej treścią i wymaganiami. Wyznaczyć w tym miejscu należy osobę (lub osoby) w organizacji do szkolenia na jej temat, najlepszym rozwiązaniem jest szkolenie „Wymagania ISO9001”.

Kolejne kroki zależą od wybranej ścieżki wdrożenia, a mamy tu w czym wybierać: od samodzielnego wdrożenia po kompleksową obsługę od A do Z, czyli od audytu wstępnego zwanego przedwdrożeniowym przez certyfikacje aż po zarządzanie wdrożonym systemem.

d) określenie ról i obowiązków – chodzi o definiowanie roli i obowiązków dla każdego pracownika w organizacji, którego praca powiązana jest z zdefiniowanym obszarem objętym wdrażaną normą. Celem nadrzędnym w tym przypadku jest sprawić by zaangażowany personel znał swoje zadania (w ujęciu ISO) oraz brał czynny udział w funkcjonowaniu i realizacji procesów z którymi są powiązani. Ważna na tym etapie jest jasna i spójna komunikacja pracownikom firmy jaki mamy cel.

e) przygotowanie do wdrożenia systemu zarządzania jakością – powinno rozpocząć się od audytu przedwrożeniowego, aby zidentyfikować stan spełnienia wymagań normy. Ponadto etap ten przede wszystkim obejmuje utworzenie odpowiedniej dokumentacji, procedur, instrukcji roboczych itp.. W wielu przypadkach firmy posiadają już częściowo dokumentację, która częściowo „nawiązuje” do zapisów potrzebnych do ISO 9001, więc czas wdrożenia jest powiązany także z stopniem udokumentowania pewnych procesów w Państwa firmie. Długość tego etapu jest ściśle związana z aktualnym stanem zorganizowania firmy.

f) wdrożenie systemu zarządzania jakością – implementacja wymaganej dokumentacji i procesów w organizacji. Kluczowe jest, aby od tego momentu postępować zgodnie z określonymi zasadami i procesami, aby móc szybko i sprawnie przejść do procesu certyfikacji.

g) szkolenia – należy przeszkolić wszystkich pracowników w organizacji z zakresu wdrożonego SZJ, ponadto dobrze jest aby znali podstawy normy ISO 9001 i wymagań systemu SZJ. W szkoleniu na poziomie podstawowym powinni wziąć udział także tacy pracownicy, którzy nie są powiązani zdefiniowanym obszarem objętym wdrażaną normą (głównie w celach informacyjnych).

h) audyt wewnętrzny – przeprowadzenie audytu aby upewnić się, że system SZJ działa poprawnie i spełnia wymagania normy ISO 9001. Jest to też pierwsza okazja na doskonalenie procesów i poprawę zauważonych przez audytora niezgodności czy miejsc do usprawnień.

i) certyfikacja – obejmuje przeprowadzenie certyfikacji przez jednostkę certyfikacyjną, aby uzyskać certyfikat normy ISO 9001. Składa się ona z dwóch audytów, wstępnego(zwanego stage 1) oraz głównego(zwanego stage 2). Tak jak i po audycie wewnętrznym i tutaj potraktujmy to jako szansę na poprawę.

j) ciągłe doskonalenie – obejmuje monitoring i poprawę systemu, aby zapewnić ciągłe polepszenie jakości produktów i usług. Utrzymanie SZJ to ciągła praca, do zarządzania SZJ należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną, może to być osoba, która już pracuje w firmie, może to być nowy pracownik ale równie dobrze sprawdza się też zewnętrzna firma świadcząca usługi na zasadzie outsoursingu funkcji związanych z SZJ np. audytor wewnętrzny czy pełnomocnik ds. SZJ.

W oparciu o przedstawione kroki można odnieść wrażenie, że wprowadzenie normy ISO 9001 to długi proces, który wymaga zaangażowania i wsparcia wszystkich członków organizacji. Wbrew pozorom można przejść przez ten proces sprawnie, a o szczegółach dowiecie się Państwo z dalszej części artykułu.

Ad. 2. Czynniki mogące mieć wpływ na czas trwania procesu wdrażania normy ISO 9001

Nie ma wątpliwości co do tego, że czas wdrożenia standardu ISO 9001 zależy od kilku czynników, które mogą oddziaływać na szybkość i pracochłonność procesu wdrożenia i certyfikacji. Do rzeczonych czynników zaliczyć można kolejno:

a) wielkość organizacji – bodajże najważniejszy i najbardziej znaczący czynnik ze wszystkich. Zaznaczyć należy, że w każdej organizacji czas wdrożenia normy wygląda nieco inaczej. Nie mniej można przyjąć pewien schemat odzwierciedlający pewną prawidłowość. Istotne jest, czy Państwa organizacja to małe, średnie czy duże przedsiębiorstwo. W małych organizacjach, liczących do kilkunastu pracowników czas wdrożenia ISO 9001 to średnio ok. 3 miesiące. W średniej wielkości organizacjach, zatrudniających 50 – 100 osób, wdrożenie ISO 9001 zajmuje ok. 6 miesięcy. Dla przedsiębiorstw liczących ponad 100 pracowników okres ten wynosi przeważnie ok. 9 miesięcy. Wreszcie w dużych organizacjach, liczących ponad 250 pracowników czas wdrożenia normy może obejmować okres jednego roku lub dłużej.

b) złożoność i mnogość procesów – organizacje z bardziej złożonymi procesami produkcyjnymi czy usługowymi mogą potrzebować więcej czasu na ich opisanie i dostosowanie do wymogów ISO 9001. Znaczenie ma również ilość zidentyfikowanych procesów, są firmy małe działające w wielu dziedzinach i mające wiele procesów, są też firmy średnie czy duże wyspecjalizowane, w których jest mniej procesów niż w małej firmie.

c) stan istniejących systemów zarządzania jakością – firmy, które już posiadają wdrożone inne systemy zarządzania np. WSK, mogą wdrożyć ISO 9001 szybciej, ponieważ wiele procedur i dokumentacji będzie można zaadaptować.

d) zaangażowanie kierownictwa – aktywne wsparcie kierownictwa jest kluczowe dla sukcesu wdrożenia. Jeśli zarząd czy właściciel nie jest zaangażowany to, nie tylko proces wdrożenia wydłuży się ale często wdrożenie zostaje przerwane. W tym miejscu nie możemy zapomnieć o kierownictwie średniego i niższego szczebla, bo to oni w praktyce będą wdrażać w podległych sobie obszarach wymagania ISO. Zaangażowanie i aktywne wspieranie procesu wdrażania na każdym szczeblu zarządzania, powoduje że cały proces wdrożenia będzie można przeprowadzić znacznie szybciej i sprawniej.

e) doświadczenie zespołu wdrażającego – jeśli zespół wdrażający ma doświadczenie w implementacji ISO 9001, proces ten będzie przebiegał sprawniej i szybciej.

f) zakres wdrożenia – zakres normy ISO 9001, który firma chce wdrożyć (czy obejmuje wszystkie procesy i oddziały danej organizacji, czy tylko wybrane), wpływa na czas (i koszt) trwania wdrażania.

g) szkolenia pracowników – przeszkolenie wszystkich pracowników w zakresie wymagań normy ISO 9001 oraz nowych procedur wymaga określonej liczby godzin. Ilość czasu potrzebnego na zrealizowanie niezbędnych szkoleń jest uwarunkowana od liczny pracowników oraz liczby i złożoności procesów w organizacji, którymi objęta jest certyfikacja.

h) audyt wewnętrzny – przeprowadzenie wewnętrznego audytu przed audytem certyfikacyjnym pozwala na identyfikację i korektę ewentualnych niezgodności, co może wpłynąć na czas wdrażania. Samo przeprowadzenie audytu wewnętrznego nie zajmuje wiele czasu, natomiast jeśli w wyniku audytu wykryte zostaną niezgodności, to określoną liczbę czasu będzie trzeba poświecić na naprawę bądź poprawę wymaganych obszarów (których dotyczy wykryta niezgodność). Tutaj należy nawiązać do wcześniejszych punków – kluczowe jest zaangażowanie kierownictwa, personelu oraz wielkość i złożoność Państwa organizacji – jeśli pracownicy postępują zgodnie z określonymi zasadami to prawdopodobieństwo wystąpienia niezgodności znacznie maleje, a czynnikiem wpływającym na ryzyko wystąpienia niezgodności będzie właśnie wielkość i złożoność organizacji.

i) wymagania klientów i inwestorów – dostosowanie procesów do specyficznych wymagań klientów i innych interesariuszy może również wpłynąć na długość wdrażania.

j) harmonogram wdrażania i postępowanie zgodnie z planem – realistyczny i dobrze zaplanowany harmonogram wdrażania, uwzględniający wszystkie etapy procesu, jest kluczowy dla skutecznego wdrożenia normy pozwoli na znacznie sprawniejsze przejście przez proces wdrożenia ISO 9001.

Każdy z tych czynników ma wpływ na czas wdrażania ISO 9001, dlatego ważne jest, aby organizacja dokładnie zaplanowała cały proces, uwzględniając specyficzne uwarunkowania swojej działalności. Przyglądając się dokładnie każdemu z tych punktów, można dość do wniosku, że w dużej mierze szybkość wdrożenia normy ISO 9001 zależne będzie od samej organizacji. Istnieją jednak sposoby, aby proces ten skrócić, oszczędzając czas i nerwy pracownikom i kierownictwu. Do takich rozwiązań niewątpliwie należą:

a) zaangażowanie kierownictwa niższego i średniego szczebla,
b) zatrudnienie doświadczonych konsultantów,
c) szczegółowy plan wdrożenia,
d) automatyzacja procesów,
e) opracowanie elastycznej dokumentacji,
f) tworzenie zespołów roboczych,
g) posiadanie lidera wdrożenia
h) korzystanie z gotowych szablonów i narzędzi,

Powyżej wymienione aspekty mogą przyczynić się do skróceniu czasu wdrażania normy ISO 9001, zapewniając jednocześnie skuteczne i trwałe wdrożenie systemu zarządzania jakością. A dlaczego skreśliłem h)? Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że posiadanie gotowych szablonów jest dobrym rozwiązaniem, ale należy pamiętać o tym że każda firma jest inna, inaczej działa. W tym miejscu należy zadać sobie pytanie: Czy chce mieć certyfikat ISO czy chce żeby wdrożenie ISO przyniosło realne korzyści dla firmy? Skoro doszedłeś do tego momentu artykułu, zakładam, że ISO ma być nie tylko certyfikatem na ścianie ale również realnym system działającym i wspomagającym codzienną pracę i zarządzanie. „Wdrożenie” ISO z szablonów, kończy się niezadowoleniem pracowników, menadżerów i kierownictwa i skutkuje porzuceniem działania zgodnie z SZJ w codziennej pracy. A kolejne podejście do właściwego wdrożenia ISO w firmie, będzie tylko trudniejsze.

Ad. 3 Podsumowanie

Czas wdrożenia normy ISO 9001 zależy od wielu czynników, które mogą znacząco wpłynąć na długość tego procesu. Kluczowe elementy to wielkość i złożoność organizacji, stan istniejących systemów zarządzania jakością, oraz doświadczenie zespołu wdrażającego. Ważne są również kultura organizacyjna, dostępność zasobów, zakres wdrożenia, oraz przygotowanie i szkolenie pracowników. Z naszego doświadczenia, możemy podpowiedzieć, że ten czas liczymy w miesiącach, od 3 miesięcy w małej firmie po kilkanaście w dużych firmach.
Implementacja ISO 9001 jest złożonym przedsięwzięciem, ale z odpowiednim podejściem, zaangażowaniem i strategią, organizacje mogą skutecznie i efektywnie wprowadzić ten system zarządzania jakością, przynosząc korzyści zarówno dla siebie, jak i swoich klientów.