Jak przeprowadzić audyt poddostawcy?

Transport i łańcuchy dostaw stanowią fundament współczesnej logistyki. Sieć dostaw, modele załadunku i przeładunku, zaopatrzenie oraz transport lądowy i morski – wszystkie te elementy składają się na codzienną dystrybucję dóbr, która często bywa niedoceniana przez społeczeństwo. Aby zrozumieć znaczenie logistyki, warto spojrzeć na infrastrukturę ekonomiczną różnych krajów oraz zróżnicowanie tras i metod dostarczania towarów, w tym drogą lądową, powietrzną i morską.

W obliczu tej złożoności, nasuwa się kluczowe pytanie – jak ocenić jakość dostaw? Bezpieczne i niezawodne dostarczanie towarów jest kluczowe dla zadowolenia klientów i utrzymania pozytywnego wizerunku marki. W tym kontekście regularne audyty poddostawców są niezbędne, aby zapewnić ich kompetencje i wiarygodność.

1. Definicje podstawowych pojęć
2. Proces przeprowadzania audytu poddostawcy
3. Podsumowanie

Ad. 1. Definicje podstawowych pojęć

Na początek warto zdefiniować kluczowe pojęcia związane z audytem poddostawcy:

a) Audyt poddostawcy (ang. Supplier Audit) – procedura badawcza mająca na celu ocenę kompetencji, zdolności oraz przestrzegania norm i wymagań przez poddostawcę, z którym firma rozważa współpracę lub już współpracuje. Celem audytu jest sprawdzenie, czy poddostawca spełnia wymagane normy, procedury i standardy oraz czy jest wiarygodny i rzetelny.

b) Detalista – w kontekście sprzedaży detalicznej to sprzedawca specjalizujący się w sprzedaży produktów wymagających szczegółowej wiedzy technicznej, takich jak elektronika, oprogramowanie czy sprzęt komputerowy. Detaliści muszą dobrze znać oferowane produkty i umieć przekazywać skomplikowane informacje techniczne w jasny i zwięzły sposób, aby skutecznie doradzać klientom oraz pomagać im w podejmowaniu decyzji zakupowych.

c) Dostawca – firma lub osoba fizyczna dostarczająca towary lub usługi innej firmie. Może to być producent, dystrybutor, sprzedawca detaliczny lub inny podmiot dostarczający produkty lub usługi.

d) Poddostawca – dostawca, który dostarcza towary lub usługi innemu dostawcy. Poddostawca dostarcza produkty lub usługi firmie, która sama jest dostawcą innej firmy.

e) Łańcuch dostaw – zintegrowany system, obejmujący wszystkie procesy, podmioty i zasoby zaangażowane w pozyskiwanie, produkcję, magazynowanie i dostarczanie produktów lub usług od pierwotnego dostawcy surowców do końcowego odbiorcy.

f) Procesy dostawcy – działania lub procedury stosowane przez dostawcę w celu dostarczenia produktu lub usługi zgodnie z wymaganiami klienta.

g) Monitorowanie dostawcy – ciągłe lub okresowe sprawdzanie wyników i zgodności działań dostawcy po zakończeniu audytu.

h) Ocena zgodności – sprawdzanie, czy dostawca przestrzega ustalonych norm, wymagań umownych oraz przepisów prawa.

i) Zakres zatwierdzenia (dostawcy) – określony obszar działalności, produktów, usług lub procesów dostawcy, które zostały formalnie zaakceptowane przez klienta lub audytora jako spełniające wymagania jakościowe, techniczne, prawne i kontraktowe.

j) Deklaracja zgodności (np. „CoC” ang. Certificate of Conformity – certyfikat zgodności) – formalny dokument, w którym producent, dostawca lub importer potwierdza, że wyrób, materiał lub usługa spełnia określone normy, wymagania techniczne, prawne lub kontraktowe. Jest to dowód na zgodność produktu z wymaganymi standardami i specyfikacjami.

Ad. 2. Proces przeprowadzania audytu poddostawcy

Aby przeprowadzić audyt poddostawcy, należy wykonać kilka kluczowych kroków:

1) Zdefiniowanie celów i zakresu audytu – Określenie celów i zakresu audytu, aby zrozumieć, co ma być sprawdzane i jakie wymagania muszą być spełnione.

2) Dobór metody audytu – Wybór odpowiedniej metody audytu, zależy od rodzaju audytu (np. systemowy, procesowy, produktowy), celów audytu (np. ocena zgodności, analiza wydajności, identyfikacja ryzyk), złożoności procesów i dostępności zasobów (czas, budżet, kompetencje audytora). W praktyce audyt zazwyczaj opiera się na połączeniu różnych metod, aby uzyskać bardziej kompleksowy obraz audytowanego obszaru. Przykładowo, audytor może rozpocząć od analizy dokumentów, następnie przeprowadzić rozmowy z pracownikami, obserwować działania na miejscu, a na końcu dokonać analizy zebranych danych i sformułować wnioski. Kluczowe dla wyboru metody jest również waga poddostawcy, w zależności od tego co dostarcza i jak ważny jest jego udział w jakości naszego produktu, wybieramy odpowiednią metodę tak aby zapewnić spełnienie wymagań. Sposób musi być również ekonomicznie uzasadniony, dlatego częstotliwość i zakres powinien być

3) Przygotowanie zespołu audytowego – Dobór osób uczestniczących w audycie, np. ekspertów w danej dziedzinie lub specjalistów związanych z procesem.

4) Przygotowanie dokumentacji – Zebranie i sprawdzenie dokumentacji dotyczącej poddostawcy, w tym dokumentów jakości oraz posiadanych certyfikatów.

5) Przygotowanie pytań do audytu – Opracowanie listy pytań do audytu, aby uzyskać odpowiedzi na niezbędne pytania. Dobrą praktyką jest przygotowanie checklisty do audytów poddostawców tak aby, nie tracić czasu na każdorazowe przygotowywanie pytań.

6) Przeprowadzenie audytu u poddostawcy. Zazwyczaj audyt przeprowadza się w siedzibie poddostawcy w celu sprawdzenia warunków produkcji, magazynowania i transportu produktów. W trakcie audytu weryfikowane są też zapisy w dokumentacji poddostawcy, często w jego siedzibie. Jeśli nie ma możliwości przeprowadzenia audytu u poddostawcy, to praktykuje się przeprowadzenie audytu dokumentacji w sposób zdalny.

7) Opracowanie raportu z audytu – Analiza danych zebranych podczas audytu, aby ocenić spełnienie wymagań i norm. Ocena zidentyfikowanych niezgodności. Weryfikacja wstępnego raportu pod kątem poprawności, spójności, jasności oraz zgodności z faktami.

8) Wydanie raportu – Przekazanie raportu z audytu odpowiednim interesariuszom, takim jak nasze kierownictwo czy zarząd ale również poddostawcy a w szczególności osobą odpowiedzialnym za działania poaudytowe. Raport zawiera wyniki audytu, wnioski, zidentyfikowane niezgodności, a także rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub doskonalących.

9) Działania poaudytowe – w zależności od rodzaju wykrytych niezgodności odpowiednie osoby muszą zrealizować niezbędne działania w celu usunięcia niezgodności oraz zapobiegnięciu możliwości wystąpienia takich niezgodności w przyszłości.

10) Zamknięcie audytu – Po usunięciu wykrytych niezgodności oraz ocenie skuteczności i efektywności działań poaudytowych audytor wiodący zamyka raport z audytu.

Podczas przeprowadzania audytu należy pamiętać o:

Zachowaniu poufności informacji i ochronie niejawnych danych.
Zadbaniu o bezpieczeństwo osób uczestniczących w audycie.
Zachowaniu obiektywności podczas audytu.

Ponadto warto również stosować się do poniższych wskazówek:
Współpracować z poddostawcą i udzielać mu wsparcia w razie potrzeby.
Zwracać uwagę na wymagane procedury i standardy.
Właściwie przygotować się do audytu, co wprawdzie wymaga czasu i zaangażowania, ale pozwala na zwiększenie wiarygodności firmy i redukcję ryzyka współpracy z niewłaściwymi poddostawcami.

Ad. 3. Podsumowanie

Audyt poddostawcy jest niezbędnym krokiem dla firm, które chcą zwiększyć swoją wiarygodność i zredukować ryzyko współpracy z niewłaściwymi poddostawcami. Proces audytu jest złożony i wymaga dużego zaangażowania, jednak przeprowadzenie go pozwala na identyfikację potencjalnych ryzyk oraz zwiększenie wiarygodności firmy. Audyt jest kluczem do budowy trwałych i wiarygodnych relacji z poddostawcami, co pomaga firmie w osiąganiu długoterminowych celów. Ponadto dbanie o wybór odpowiedniego poddostawcy ma wpływ na jakość wyrobów organizacji i terminowość realizacji zamówień.

W obecnych czasach coraz częściej mówimy o partnerstwie z poddostawcami, pozwala to na dużo lepsze zrozumienie naszych potrzeb przez poddostawcę oraz na lepsze przygotowanie się do naszych zleceń. Wiele firm boi się wycieku poufnych informacji, np. o kliencie końcowym, dlatego tak ważny jest wybór rzetelnego poddodstawcy. Pamiętać również należy, że w świetle analizy ryzyka oraz wymagań normy AS9100 powinnismy zawsze mieć rezerwowego poddostawcę, zapewni to bezpieczeństwo i stabilność dostaw i produkcji.