Czy ISO 9001 pomaga w transformacji cyfrowej?

Cyfryzacja, znana również jako transformacja cyfrowa, digitalizacja czy mało dziś używane informatyzacja lub komputeryzacja, to złożony proces wprowadzania nowych, bardziej efektywnych rozwiązań w formie różnorodnych narzędzi opartych o cyfrowe technologie, które znacząco wpływają na zmiany zarówno w szeroko rozumianej infrastrukturze, jak i w codziennym życiu człowieka. Pod terminem tym kryje się procedura przekształcania całych procesów analogowych w cyfrowe. Nakładające się na nią pojęcia takie jak: Internet rzeczy, inteligentna fabryka, przetwarzanie w chmurze, bliźniak cyfrowy, a nawet cyberbezpieczeństwo stanowią element wielopłaszczyznowych transformacji w duchu digitalizacji życia codziennego człowieka.

Proces ten dotyka niemal każdą branżę, skutecznie wypierając częściowo już zdezelowane rozwiązania z poprzednich epok. Szafki na dokumenty, przyciski analogowe, a nawet karty kredytowe powoli stają się rozwiązaniami, które określić już w tym momencie można mianem przestarzałe. W ich miejsce wchodzą znacznie prostsze i co ważniejsze wygodniejsze w obsłudze rozwiązania takie, jak choćby przechowywanie danych w chmurze, czy płacenie telefonem komórkowym czy zegarkiem. W przemyśle proces ten nierozerwalnie związany jest z Przemysłem 4.0 lub Czwartą rewolucją przemysłową, która trwa już nieprzerwanie od pierwszych lat dwudziestego pierwszego wieku to dopiero teraz zobaczyć można gigantyczny skok technologiczny jaki poczyniła ludzkość wprowadzając technologie, która jeszcze pod koniec ubiegłego stulecia zostałaby uznana za wymysł ze świata science fiction.

Jeszcze trzydzieści lat temu ludzkość nie dowierzała w możliwość stworzenia telefonów dotykowych. Dziś nie dość, że trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie w życiu codziennym bez sięgnięcia po „smartphone” to z pewnym zdziwieniem patrzy się na osoby posiadające telefon z przyciskami analogowymi. W dobie gwałtownego rozwoju cyfryzacji, gdzie sztuczna inteligencja nie budzi już specjalnego zachwytu, gdyż postrzegana jest jako narzędzie codziennego użytku jak na przykład nóż, młotek, czy łyżka stołowa, nie pominąć zagadnienia jakie bezustannie przewija się nawet w niniejszym tekście. Jest to czynnik, którego obecność jest tak oczywista, że niemal umyka uwadze. Mowa oczywiście o systemach zarządzanie, w tym systemie zarządzania jakością. Cały proces doskonalenia, opracowywania i wdrażania nowoczesnych technologii zależy od niego, ponieważ będzie miał wpływ na przyszłość produktów oferowanych przez organizację lub świadczonych przez nią usług. Nic więc dziwnego, że niemal równomiernie z procesem kształtowania się ery cyfrowej coraz więcej organizacji poszukuje rozwiązań i instrumentów dających im możliwość stałego, sukcesywnego rozwoju. Owym rozwiązaniem z pewnością może być norma ISO 9001, czyli narzędzia specjalnie do tego celu powołanego.

1. Czym jest norma ISO 9001?
2. Jakie korzyści daje transformacja cyfrowa?
3. Czy ISO 9001 pomaga w transformacji cyfrowej?

Ad. 1. Czym jest norma ISO 9001?

ISO jest akronimem, którego rozwinięcie oznacza International Standards Organization, czyli (w tłumaczeniu na polski) Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. Pełni on funkcję międzynarodowego standardu o określonym kodzie zamieszczonym za przedrostkiem. Każdy kod oznacza dziedzinę, jaką obejmuje wybrany standard z rodziny ISO np. norma o kodzie 9001 dotyczy systemu zarządzania jakością.
Norma ISO 9001 jest wykorzystywana do osiągnięcia wydajności operacyjnej, ciągłego doskonalenia organizacji, ograniczenia kosztów, zdobycia przewagi konkurencyjnej i poprawy wizerunku firmy. Wdrożenie i stosowanie tej normy pozwala firmom na poprawę sposobu prowadzenia działalności. Spełnienie wymagań nałożonych przez normę może implikować wiele korzyści dla organizacji, jak np.:

• uporządkowania pracy i odpowiedzialności wśród pracowników
• szybkość reagowania na zmiany powstające na rynku
• zwiększenie zaangażowania pracowników w działania firmy
• optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi i materialnymi
• lepsza kontrola nad procesami zachodzącymi w organizacji (np. nadzór nad dokumentacją)
• ograniczenia kosztów produkcji i podniesienia zysków z produkcji
• wzmocnienie reputacji i wizerunku organizacji na rynku,
• zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez identyfikację i eliminację nieefektywnych procesów,
• ułatwienie wejścia na nowe rynki dzięki respektowaniu międzynarodowej certyfikatu,
• poprawa zadowolenia klientów,
• lepsze zarządzanie ryzykiem dzięki analizie kontekstu organizacji i wdrożeniu mechanizmów zapobiegawczych,
• budowanie kultury ciągłego doskonalenia, co pozytywnie wpływa na rozwój organizacji w długim okresie. Aby wdrożyć tę normę do własnej organizacji koniecznym będzie spełnić następujące wymagania:

a) Zarządzanie dokumentacją: Określenie, jak dokumentować procesy, procedury i zasady działania, a także jak utrzymywać i aktualizować dokumentację.

b) Zarządzanie zasobami: Zapewnienie odpowiednich zasobów, takich jak personel, infrastruktura i środki produkcji, aby osiągnąć cele jakościowe.

c) Planowanie i realizacja produktu/usługi: Określenie procesów produkcji lub świadczenia usług oraz zapewnienie, że są one zgodne z wymaganiami klienta i standardami jakości.

d) Pomiar, analiza i doskonalenie: Ustalenie metod oceny wydajności systemu jakości oraz procesów, w celu ciągłego doskonalenia.

e) Zarządzanie relacjami z klientem: Zapewnienie zrozumienia i zaspokojenia potrzeb klientów oraz reagowanie na ich opinie i reklamacje.

f) Zarządzanie procesami: Określenie procesów biznesowych i nadzorowanie ich w celu zapewnienia skuteczności i efektywności.

g) Działania korygujące i zapobiegawcze: Przyjęcie działań w celu eliminacji przyczyn niezgodności oraz zapobieganie ich powstawaniu w przyszłości.

Ad. 2. Jakie korzyści daje transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa przynosi organizacjom liczne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności operacyjnej dzięki automatyzacji i lepszemu zarządzaniu danymi, co pozwala oszczędzać czas i zasoby oraz podejmować trafniejsze decyzje. Usprawnia współpracę i komunikację, umożliwia pracę zdalną oraz zwiększa elastyczność organizacji, pomagając szybciej reagować na zmiany rynkowe. Poprawia doświadczenia klientów dzięki personalizacji usług i szybszej obsłudze, a także podnosi konkurencyjność, pozwalając wprowadzać innowacyjne rozwiązania i docierać na nowe rynki. Dodatkowo optymalizuje koszty, wspiera zrównoważony rozwój i buduje nowoczesny wizerunek organizacji, przyciągając klientów oraz wykwalifikowane talenty.

Firmy z powodzeniem realizujące transformację cyfrową budują nowoczesny wizerunek, postrzegane są jako innowacyjne i przyszłościowe, co pozwala im przyciągać zarówno klientów, jak i technologicznie zaawansowane talenty na rynek pracy. W efekcie, transformacja cyfrowa staje się nie tylko narzędziem poprawy efektywności, ale także fundamentem przyszłego rozwoju i sukcesu.

Ad. 3 Czy ISO 9001 pomaga w transformacji cyfrowej?

Zważywszy na to, jakie cele przyświecają wdrażaniu standardu Przemysłu 4.0, a także biorąc pod uwagę czym jest wyżej opisana norma ISO 9001 stwierdzić można, że pytanie stanowiące tytuł niniejszego tekstu powinno być inaczej sformułowane. Nie ulega bowiem najmniejszej wątpliwości, że norma ISO 9001, jak najbardziej pomaga rozwijać i wdrażać transformację cyfrową. Pytanie powinno więc brzmieć „w jakim stopniu”, a nie „czy”.

Podsumowując ISO 9001, jako międzynarodowa norma określająca systemów zarządzania jakością, poprzez określanie rozwiązań pozwala wdrożyć i certyfikować ten system nie tylko w organizacjach o zróżnicowanym profilu działalności, ale również o znacznie różniącej się od siebie charakterystyce, czy to mowa o wielkości, złożoności, stylu zarządzania i innych określających ją czynnikach.
Bez wątpienia wdrożenie i utrzymanie standardu ISO 9001 stanowi istotne wsparcie dla transformacji cyfrowej w organizacji. Norma ta, promując podejście procesowe oraz ciągłe doskonalenie, sprzyja implementacji nowoczesnych technologii, które umożliwiają efektywniejsze zarządzanie i optymalizację działań. Dzięki ISO 9001 organizacje są w stanie lepiej zrozumieć swoje procesy, co pozwala na ich cyfryzację i automatyzację. Standard ten ułatwia również integrację nowych rozwiązań cyfrowych, co w efekcie prowadzi do poprawy jakości produktów, usług oraz ogólnej efektywności operacyjnej.