Czy automatyzacja auditów jest możliwa?

Automatyzacja jest zjawiskiem obecnie powszechnym i trudno nie dostrzec jej wpływu, nawet w życiu codziennym. Dosłownie oznacza ona zastąpienie pracy ludzkiej. Pomimo jakby się wydawało klarowności tej definicji, duża część wielu społeczności nie zdaje sobie sprawy z faktu, że postrzegane przez nich narzędzia, którymi posługują się zarówno w pracy i życiu codziennym są elementem wynikiem tego zjawiska. Trudno dziś sobie wyobrazić funkcjonowanie w dzisiejszym świecie bez dostępu do internetu, używania telefonu komórkowego, jeżdżenia samochodem, a nawet korzystania z pomocy sztucznej inteligencji.

W myśl utylitarnej zasady: „wszystko co pożyteczne musi być dobre” człowiek nie poprzestaje na korzystaniu z nowych technologii i ich udoskonalaniu. Zmotywowany jest do ciągłego odnajdywania nowych rozwiązań, instrumentów, narzędzi umożliwiających mu poprawę jakości życia, ułatwienie pracy i znaczne zaoszczędzenie czasu by (mówiąc wprost) poprawić warunki swojego bytowania. Nic więc dziwnego, że zmiany te obejmują również całe przedsiębiorstwa, banki, fundacje i wiele innych organizacji, którym zależy na skutecznej realizacji powziętych przez siebie celów. Czy możliwe jest jednak by zautomatyzować audity? O tym traktuje niniejszy artykuł.

1. Czym jest audit?
2. Sposoby automatyzacji
3. Oprogramowanie
4. Podsumowanie

Ad. 1 Czym jest audit?

Warto wyjaśnić na początku małą, aczkolwiek dość istotną rzecz. Pomimo faktu, że słownik języka polskiego nie zna takiego pojęcia jak „audit”, równocześnie podkreślając właściwą formę – „audyt” stosowane jest powszechnie, jako jedna z dwóch poprawnych form. Wynika to z faktu, że sformułowanie auditing podobnie jak audyt występują w słowniku języka polskiego i definiowane są przezeń jako: „kontrola przedsiębiorstwa pod względem finansowym i organizacyjnym, wycena jego majątku oraz analiza perspektyw jego rozwoju, przeprowadzana przez ekspertów”. Audit stanowi zamiennik za klasyczne słowo audyt, jest on szczególnie często używany przez osoby związane z międzynarodowymi firmami.

Audit zatem, czyli audyt to niezależna ocena przeprowadzana przez audytora zwanego również auditorem lub jednostkę certyfikacyjną czy firmę audytorską, mająca na celu zweryfikowanie, czy organizacja spełnia postawione przed nią wymagania. Może to być również sprawdzenie czy dane finansowe przedsiębiorstwa są prawidłowe i rzetelnie przedstawiają sytuację finansową firmy. W tym przypadku celem audytu jest potwierdzenie wiarygodności i rzetelności prezentowanych informacji finansowych oraz sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. W zależności od rodzaju audytu można wyróżnić między innymi audyt finansowy, operacyjny, IT czy compliance (czyli audyt, który ocenia czy organizacja przestrzega przepisów prawa, standardów, polityk wewnętrznych i zasad etyki).

Ad. 2. Sposoby automatyzacji

Jak można się domyślić istnieje cała gama narzędzi mogących w sposób pokaźny odmienić całą infrastrukturę organizacji przez jej zautomatyzowanie. Pomóc w tym mogą koncepcje pokroju Lean management. Słowem wyjaśnienia: jest to filozofia zarządzania, która skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa i optymalizacji procesów w organizacji. Podejście to skoncentrowane jest na maksymalizacji wartości dla klienta przy jednoczesnym minimalizowaniu marnotrawstwa – mniej czasu, mniej przestrzeni, mniej zasobów ludzkich, mniej maszyn, mniej materiałów jednocześnie zapewniając klientowi to, czego potrzebuje. Do celów lean management zaliczyć zatem można:

a) zwiększenie wartości dla klienta – zrozumienie, czego klient potrzebuje i dostarczenie tego w najbardziej efektywny sposób.
b) eliminacja marnotrawstwa – identyfikacja i usunięcie wszystkich procesów, które nie dodają wartości, czyli wszelkiego rodzaju strat pozwalających na jednoczesne zwiększenie efektywności.
c) poprawa jakości – koncentracja na nieustannym ulepszaniu produktów i usług poprzez eliminowanie usterek i błędów, w celu lepszego zaspokajania oczekiwań klientów
d) zaangażowanie pracowników – tworzenie kultury, w której wszyscy pracownicy są zaangażowani w proces ciągłego doskonalenia.

Aby wprowadzić lean management, organizacje często stosują różne narzędzia i techniki mające na celu skuteczniejszą realizację powziętych przez siebie celów o których była mowa wyżej. Można wymienić tutaj przykładowo:

– 5S (sortowanie, systematyzowanie, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina) – organizacja miejsca pracy. Pomaga w eliminowaniu marnotrawstwa i poprawie produktywności.
– Kaizen – filozofia ciągłego doskonalenia w małych krokach, angażująca wszystkich pracowników od najniższych szczebli aż po kierownictwo. Zakłada możliwość każdego aspektu pracy,
– Kanban – System wizualizacji pracy, który pomaga w zarządzaniu procesami produkcyjnymi i projektami, używając kartek (kanbanów) do oznaczenia zadań i ich statusu
– Value Stream Mapping – wizualizacja i optymalizacja procesów. Mapowanie strumienia wartości pomaga zidentyfikować i usunąć marnotrawstwo w procesie, skracając czas i koszty produkcji.

Wprowadzenie lean management wymaga zaangażowania na wszystkich poziomach organizacji i często zaczyna się od szkoleń i warsztatów, które pomagają zrozumieć filozofię lean i narzędzia, które można stosować. To długi proces, który wymaga czasu, cierpliwości i ciągłego zaangażowania, ale korzyści mogą być ogromne. W ramach ciekawostki to rozwinęła się ona w oparciu o zasady i narzędzia Systemu Produkcyjnego Toyoty.

Mając na uwadze fakt, że organizacje zainteresowane mogą być bardziej konkretnymi narzędziami pozwalającymi na zautomatyzowanie ich infrastruktury, a nie samą tylko myślą/pomysłem je zakładającym, wymienić można następujące przykłady:

Ad. 3. Systemy ERP

System ERP (Enterprise Resource Planning – pol. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to zintegrowane oprogramowanie przeznaczone do zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi w organizacji, takimi jak finanse, księgowość, zarządzanie relacjami z klientami (CRM), zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), zarządzanie magazynem(MRP, WMS) i produkcją(MES). System ERP integruje różne obszary działalności firmy w jedną centralną platformę, umożliwiając efektywne zarządzanie zasobami, automatyzację procesów i analizę danych. Cechuje go przede wszystkim:

1) Integracja – ERP integruje wszystkie obszary biznesowe w jednym systemie, co ułatwia przepływ informacji między różnymi działami.
2) Automatyzacja procesów – Automatyzuje codzienne zadania, takie jak wprowadzanie danych czy generowanie raportów oraz pozwala na sprawne podejmowanie decyzji dzięki analizowaniu na bieżąco różnych aspektów.
3) Modułowość – Składa się z różnych modułów odpowiadających za różne funkcje biznesowe, które można dostosować do potrzeb firmy.
4) Centralna baza danych oraz dostępność danych w czasie rzeczywistym – Zapewnia dostęp do najnowszych danych z całej organizacji, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany.
5) Skalowalność – Może być skalowany wraz z rozwojem firmy, dodając nowe moduły lub rozszerzając istniejące. Choć często aspekt skalowalności
6) Standaryzacja procesów – Umożliwia standaryzację procesów biznesowych w całej organizacji, co przyczynia się do zwiększenia efektywności.
7) Bezpieczeństwo danych – system ERP posiada zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak kontrola dostępu, szyfrowanie danych i tworzenie kopii zapasowych co chroni dane firmowe przez nieautoryzowanym dostępem i/lub ich utratą,
8) Zgodność z przepisami i regulacjami – nowoczesny system ERP jest tak zaprojektowany, aby wspierał zgodność z przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i regulacjami branżowymi.
9) Mobilność – dostęp do danych poprzez aplikację mobilną; cenne dla firm których pracownicy często przebywają w terenie.

Ponieważ jednak niniejszy tekst ma na celu przedstawienie ewentualnej możliwości automatyzacji audytów wypada podkreślić różnice w ich przeprowadzeniu stosując omawiane w tym miejscu systemy. Wygląda to następująco:

1.) Audyty w systemach ERP:

• Dostęp do danych: Systemy ERP zazwyczaj mają wbudowane narzędzia do audytu, które śledzą zmiany w danych i transakcjach. Dzięki temu audytorzy mogą łatwo prześledzić historię operacji i weryfikować zgodność z wewnętrznymi procedurami oraz przepisami prawnymi.
• Kontrola wewnętrzna: ERP umożliwia ustawienie szczegółowych uprawnień dla użytkowników, co pomaga w zapewnieniu kontroli wewnętrznej i ograniczeniu ryzyka nadużyć.
• Raportowanie: Systemy ERP często posiadają moduły raportowe, które pozwalają na generowanie szczegółowych raportów niezbędnych podczas audytu.
• Zgodność z przepisami: Wiele systemów ERP jest projektowanych z myślą o zgodności z różnymi standardami i regulacjami branżowymi, co ułatwia audytowanie.

2) Audytu w systemach CAQ/QMS:

• Dostęp do danych: Systemy CAQ mogą zbierać informacje z różnych źródeł, umożliwiając ich szybkie analizowanie i wykrywanie nieprawidłowości.
• Kontrola wewnętrzna: Automatyczne monitorowanie działań i procedur bezpieczeństwa pozwala w systemie QMS na bieżąco reagować na niezgodności i dokumentować podjęte kroki.
• Raportowanie: Zaawansowane narzędzia raportowania w systemach QMS pomagają automatycznie tworzyć szczegółowe analizy i dostosowują je do potrzeb odbiorców, oszczędzając czas i podnosząc precyzję.
• Zgodność z przepisami: Systemy QMS są zgodne z najpopularniejszymi normami np. ISO9001:2015 czy ISO27001:2022, ich twórcy śledzą zmiany w regulacjach, weryfikują zgodność działań i wspierają organizacje w spełnieniu wymagań standardów

W obu przypadkach możliwe jest przeprowadzenie audytu, ale wymaga to odpowiedniego przygotowania i dostępu do niezbędnych informacji. Audyty w systemach ERP mogą być bardziej skoncentrowane na wewnętrznych danych i procesach firmy, podczas gdy audyty w dedykowanym oprogramowaniu pomogą zaplanować i przeprowadzić audyt jak również zarządzań niezgodnościami. Jak łatwo można zauważyć, proces audytu może być częściowo zautomatyzowany dzięki możliwości ich planowania, przygotowywania checklist, generowania raportów, analiz i zestawień co usprawnia proces audytu i pozwana na wychwycenie potencjalnych niezgodności w obszarach, w których byłoby to nie możliwe ze względu na złożoność „czynników” które po zestawieniu mogą prowadzić do sytuacji teoretycznie niebezpiecznych. Dzięki automatyzacji przetwarzania danych proces audytu może objąć szerszy zakres przy równoczesnej eliminacji potencjalnego ryzyka wynikającego z czynnika ludzkiego (digitalizacja gromadzenia i przetwarzania danych zamiast audytowanie ogromnej liczby zapisów w formie papierowej). Automatyzacja pomaga również w organizacji i analizie niezgodności, pozwala na zapanowanie nawet nad dużą ilością niezgodności.

Ad. 4 Podsumowanie

Podsumowując, w niniejszym artykule omówiono możliwość automatyzacji procesów audytowych za pomocą nowoczesnych narzędzi i technologii. Przedstawiono także filozofię nakreślającą ramy wizualne skutecznego wdrożenia tych rozwiązań. Przedstawione argumenty jednoznacznie wskazują na to, że automatyzacja audytów jest możliwa do zrealizowania. Może ona przynieść wiele korzyści, takich jak większa efektywność, precyzja i szybkość przeprowadzanych kontroli. Dzięki odpowiedniej implementacji systemów takich jak QMS do automatyzacji audytów, firmy mogą oszczędzić czas i zasoby, jednocześnie zwiększając jakość swoich procesów audytowych (równocześnie korzystając z zalet biznesowych zautomatyzowania pewnych obszarów). Największe zalety widać przy, tak dzisiaj popularnej, pracy zdalnej oraz przy wielu lokalizacjach firmy.