Od czego zacząć wdrożenie 5S?
Teoria sprawnego działania powszechnie znana pod nazwą prakseologia, pozostaje niezmiennie w kręgu zainteresowania każdego przedsiębiorcy, pragnącego by jego organizacja odniosła jak największy sukces. Wszelkie narzędzia i techniki takie jak tworzenie strategii marketingowych, firm, systemu zarządzania, badanie, testowane oraz utrwalanie ich jako standard od zawsze stanowiły cel badań ekonomii politycznej, w dużej mierze opierając się na empirii (cz. doświadczeniach) dającej wgląd w funkcjonowanie organizacji. Ekonomia polityczna, badając relacje między ludźmi i instytucjami, dostarcza rzeczone dowody na to, jak ważne są zdrowe relacje i efektywne podejścia w organizacji. W ten sposób, jej badania pomagają w tworzeniu teorii prakseologii, które mogą być następnie testowane w praktyce. Skutkiem sukcesywnego wdrażania tej teorii było utworzenie wielu nowatorskich rozwiązań takich jak System Zarządzania Jakością (SZJ/QMS – quality management system), Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI), czy kanban (tzw. spis widoczny). Liczba tego typu rozwiązań rośnie czyniąc procesy rozwoju bardziej uniwersalnymi, przyczyniając się w ten sposób do wzrostu potencjału większej ilości organizacji. Jednym z najnowszych rozwiązań, które stosunkowo niedawno osiągnęło ten statu była japońska metoda sterowana procesami, szerzej znana pod nazwą „5s”. O niej właśnie traktuje niniejszy tekst.
- Czym jest 5S?
- Od czego zacząć wdrożenie organizacji 5S?
- Podsumowanie
Ad. 1. Czym jest 5S
5S to metoda zarządzania organizacją miejsca pracy, pochodząca z Japonii, która ma na celu poprawę efektywności, jakości pracy oraz bezpieczeństwa. Nazwa 5S pochodzi od pięciu japońskich słów opisujących kolejne kroki procesu. Metoda 5S jest kluczowym elementem filozofii Lean Management i jest stosowana w wielu branżach na całym świecie. Pięć kroków 5S:
Seiri (Sortowanie):
– Usuwanie wszystkiego, co niepotrzebne z miejsca pracy.
– Rozróżnianie między rzeczami niezbędnymi a zbędnymi dla wykonywanych zadań.
– Eliminowanie bałaganu i zwiększanie dostępnej przestrzeni.
Seiton (Systematyka):
– Uporządkowanie potrzebnych przedmiotów w sposób przejrzysty i łatwo dostępny.
– Wyznaczenie stałych miejsc dla narzędzi i materiałów oraz ich odpowiednie oznaczenie.
– Stosowanie zasady: „każda rzecz ma swoje miejsce, a każda rzecz jest na swoim miejscu”.
Seiso (Sprzątanie):
– Regularne sprzątanie, aby usunąć kurz, brud i inne zanieczyszczenia z miejsca pracy.
– Zapewnienie czystości jako integralnej części codziennej pracy.
Seiketsu (Standaryzacja):
– Ustalanie zasad i procedur dla utrzymania porządku i organizacji.
– Tworzenie czytelnych instrukcji i oznaczeń wizualnych, takich jak etykiety czy schematy kolorów.
– Dbając o jednolitość działań w całej firmie.
Shitsuke (Samodyscyplina):
– Kontynuowanie działań 5S poprzez konsekwentne przestrzeganie ustalonych zasad.
– Wzmacnianie dobrych nawyków pracowników poprzez regularne szkolenia.
– Motywowanie zespołu do przestrzegania standardów i ich rozwijania.
Metoda ta jest bardzo popularna w produkcji, ale jest również stosowana w innych branżach i środowiskach pracy.
Ad. 2 Od czego zacząć wdrożenie organizacji 5S?
W pierwszej kolejności należy opracować strategię i poczynić odpowiednie przygotowania. Postępowanie zgodnie z planem (i w miarę możliwości ustalonym harmonogramem) pozwoli na łatwiejsze przeprowadzenie procesu wdrożenia.
Kluczowe kroki przy wdrażaniu to:
- Zrozumienie i Zaangażowanie
– Poznanie metody 5S: Należy zapewnić, że wszystkie kluczowe osoby w organizacji rozumieją zasady metody 5S (Sortowanie, Systematyzacja, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina) oraz korzyści wynikające z jej zastosowania.
– Poparcie kierownictwa: Konieczne jest uzyskanie pełnego wsparcia ze strony kierownictwa, które powinno aktywnie promować i wspierać wdrożenie 5S.
– Powołanie zespołu wdrożeniowego: Należy utworzyć zespół reprezentujący różne działy firmy, odpowiedzialny za koordynację działań związanych z wdrażaniem 5S. - Szkolenia i Komunikacja
– Organizacja szkoleń: Wszyscy pracownicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie zasad 5S, z uwzględnieniem wpływu tej metody na ich codzienną pracę.
– Określenie celów: Ważne jest zdefiniowanie konkretnych celów wdrożenia 5S, takich jak poprawa bezpieczeństwa, lepsza organizacja czy redukcja strat.
– Zapewnienie komunikacji: Należy regularnie informować pracowników o postępach oraz jasno określać oczekiwania wobec nich. - Analiza Stanu Obecnego
– Przegląd stanowisk pracy: Powinien zostać przeprowadzony szczegółowy przegląd miejsc pracy w celu oceny ich organizacji, poziomu czystości i efektywności.
– Identyfikacja problemów: Warto wskazać obszary wymagające usprawnień, takie jak niepotrzebne materiały, brak przejrzystości w organizacji czy bałagan.
– Dokumentowanie stanu wyjściowego: Zaleca się wykonanie zdjęć stanu obecnego, które mogą służyć jako punkt odniesienia w dalszych etapach. - Realizacja Pierwszych Etapów 5S
– Sortowanie (Seiri): Należy oddzielić rzeczy niezbędne od zbędnych, usuwając wszystko, co nie jest konieczne do wykonywania pracy.
– Systematyzacja (Seiton): Powinno się zorganizować narzędzia, materiały i sprzęt w logiczny sposób, oznaczając miejsca ich przechowywania w celu łatwego dostępu.
– Sprzątanie (Seiso): Miejsce pracy powinno zostać dokładnie wyczyszczone, a harmonogram regularnego sprzątania powinien zostać ustalony. - Standaryzacja i Wdrożenie
– Standaryzacja (Seiketsu): Konieczne jest opracowanie standardów utrzymania organizacji i porządku, takich jak wizualne instrukcje czy harmonogramy sprzątania.
– Przygotowanie dokumentacji: Należy stworzyć listy kontrolne i procedury dla każdego stanowiska pracy.
– Wprowadzenie audytów: Regularne kontrole powinny zapewniać zgodność działań z przyjętymi standardami. - Utrzymanie i Rozwój
– Samodyscyplina (Shitsuke): Pracownicy powinni być zachęcani do przestrzegania zasad 5S poprzez przypomnienia, szkolenia i pozytywne wzorce.
– Cykliczne przeglądy: Należy wprowadzić systematyczne analizy wyników i podejmowanie działań doskonalących.
– Motywowanie zespołu: Ważne jest wprowadzenie systemu nagród i wyróżnień, aby doceniać zaangażowanie w utrzymanie 5S. - Monitorowanie i Ciągłe Ulepszanie
– Ocena rezultatów: Powinny zostać przeprowadzone analizy efektów wdrożenia 5S, takich jak zmniejszenie strat czasu czy poprawa organizacji pracy.
– Wdrażanie usprawnień: Wszelkie zmiany, które mogą przyczynić się do ulepszenia procesów, powinny być regularnie rozważane i wdrażane.
– Rozwijanie kultury 5S: Należy dążyć do tego, aby 5S stało się częścią codziennej kultury organizacyjnej, wymagającej stałego doskonalenia.
Ad. 3. Podsumowanie
Implementacja 5S to długoterminowy proces, wymagający wytrwałości i cierpliwości, ale efekty w postaci znacznego zwiększenia produktywności, poprawy jakości pracy i lepszego środowiska pracy są tak wielkie, że są one warte samego samego procesu. Wprowadzenie systemu 5S do organizacji może przyczynić się do redukcji kosztów, eliminację szkód i poprawy bezpieczeństwa pracy. Warto rozważyć pilotażowe wdrożenie w jednym obszarze, a dopiero po osiągnięciu sukcesu wdrożenie w całej Organizacji.