Kim jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością?
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością w przedsiębiorstwie to osoba zajmująca się działaniami związanymi z projektowaniem, wdrażaniem, utrzymywaniem i nadzorem nad prawidłowym funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością. Jest to najczęściej osoba pracująca w przedsiębiorstwie, która poza bieżącymi obowiązkami wynikającymi ze stanowiska ma za zadanie dbanie o prawidłowe funkcjonowanie Systemu ISO 9001:2015.
Czy do ISO jest wymagany Pełnomocnik?
Norma ISO 9001:2015 nie nakazuje formalnego powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Wymaga ona jednak przydzielenia odpowiedzialności i uprawnień osobom pełniącym istotne role w Systemie Zarządzania Jakością. Główne odpowiedzialności, które powinny zostać przydzielone to m.in.: nadzorowanie funkcjonowania SZJ oraz zapewnienie jego zgodności z wymaganiami ISO 9001. W tym zakresie norma daje dowolność działania, ponieważ odpowiedzialności te mogą zostać rozdzielone na większa liczbę osób pełniących różne role w organizacji, ale również może zostać przy tradycyjnym rozwiązaniu i powołać Pełnomocnika. To drugie rozwiązanie jest najczęściej spotykaną praktyką w organizacjach, z uwagi na fakt, że zadania związane z funkcjonowaniem SZJ są dodatkowymi obowiązkami dla pracowników, dlatego gdy odpowiedzialność za funkcjonowanie SZJ spoczywa na kilku osobach, system może być przez nie zaniedbywany i niewystarczająco dobrze nadzorowany oraz utrzymywany. Pełnomocnik w takim przypadku jest ważną jego częścią, gdyż to on utrzymuje integralność i prawidłowość funkcjonowania systemu.
Rola Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością
Główna rolą Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością jest nadzór nad wszystkimi działaniami związanymi z wdrażaniem, utrzymywaniem i funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością, aby był on zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2015.
Ponadto, Pełnomocnik ds. SZJ odpowiada za:
- identyfikację, opis, monitorowanie i nadzór nad procesami, aby osiągały zamierzone wyniki,
- nadzór nad audytami wewnętrznymi
- nadzór nad działaniami korygującymi
- opracowanie rocznych harmonogramów audytów, powołania audytorów, nadzór nad realizacją audytów wewnętrznych przez audytorów
- kontrolę nad terminowością usunięcia niezgodności
- ocenę skuteczności podjętych działań korygujących i doskonalących
- nadzór nad dokumentacją SZJ – opracowywanie dokumentów systemowych, nadzorowanie aktualności dokumentów, archiwizacja dokumentacji, zarządzanie zmianami,
- organizację Przeglądów Zarządzania, przygotowywanie dokumentacji wejściowej do przeglądów zarządzania, uczestnictwo w Przeglądach Zarządzania,
- przedstawianie sprawozdań z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością
- reprezentowanie organizacji na zewnątrz w sprawach związanych z SZJ, w tym, komunikacja z jednostką certyfikującą, reprezentowanie firmy podczas audytów zewnętrznych
Wszystkie wyżej wymienione obowiązki, zadania i odpowiedzialności stanowią ważne kwestie w prawidłowym funkcjonowaniu Systemu Zarządzania Jakością, dlatego zalecane jest, aby był powołany Pełnomocnik ds. SZJ, który będzie zapewniał, że system jest zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2015