Jak długo jest ważny certyfikat ISO 9001?
Słynna paremia „czas to pieniądz” użyta przez Benjamina Franklina około roku 1748, do dziś stanowi wektor dla niejednego właściciela przedsiębiorstwa marzącego o sukcesywnym zwiększaniu jego wydajności. Wszelkie poświęcenia i zaangażowanie w osiągnięcie tego celu mogą obejmować uzyskanie certyfikatu normy ISO 9001 ze względu na korzyści, jakie może on przynieść. Szkopuł w tym, iż nie jest to dobro, które utrzymuje się raz na zawsze. Wymaga ono bowiem sukcesywnego odnawiania. O tym, jak długo ważny jest ten certyfikat oraz z czym wiąże się jego odnowienie, traktuje niniejszy artykuł.
Ad. 1. Norma ISO 9001. Wprowadzenie ogólne
ISO 9001 to międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemu zarządzania jakością (zwanego w skrócie SZJ). Jest ona stosowana przez organizacje, które chcą zapewnić, że ich produkty i usługi spełniają wymagania klientów oraz przepisy prawne, a także dążą do ciągłego doskonalenia.
Implementacja ISO 9001 nie jest jednak procesem łatwym. Podczas procedury certyfikacji, organizacje mogą napotkać szereg wyzwań, takich jak identyfikacja i dokumentowanie procesów biznesowych będących częścią systemu zarządzania jakością. Dodatkowo, organizacje muszą również zapewnić, że ich personel jest odpowiednio przeszkolony i wdrożony w nowe procedury.
Istnieją jednak organizacje, które z powodzeniem zastosowały normę ISO 9001. Na przykład, producent samochodów Volkswagen zastosował tę normę w swoich działach produkcyjnych, aby poprawić jakość wyrobów i zwiększyć efektywność produkcji. Inna firma, producent materiałów medycznych B. Braun, zastosowała ISO 9001 w swoich procesach produkcyjnych, aby poprawić kontrolę jakości i zwiększyć zaufanie klientów.
Ad. 2. Proces certyfikacji i najważniejsze najważniejsze informacje z nim związane.
Do najważniejszych informacji bezpośrednio wiążących się z tą normą zaliczyć można
A. Cykle certyfikacji – certyfikat ważny jest przez 3 lata, licząc od dnia uzyskania. Następnym etapem są tzw. audyty nadzoru. Oznacza to, że co roku przeprowadzane będą audyty nadzoru, aby upewnić się, że organizacja nadal spełnia wymagania normy. Audyty te są mniej intensywne niż audyt certyfikacyjny, ale są kluczowe dla utrzymania certyfikatu. Ostatnim elementem, kończącym cykle certyfikacji jest konieczność jej ponowienia. Po upływie trzech lat organizacja musi przejść pełny audyt recertyfikacyjny, aby odnowić certyfikat na kolejne trzy lata.
B. Korzyści z posiadania certyfikatu ISO 9001 – do najczęściej wskazywanych przez organizacje, korzyści wymienić można następujące.
a) Zwiększenie zadowolenia klientów, poprzez lepsze zarządzanie jakością produktów i usług.
b) Poprawa efektywności operacyjnej, dzięki standaryzacji procesów i ciągłemu doskonaleniu.
c) Większa konkurencyjność. Certyfikat może być wymagany przez klientów lub przetargi.
d) Lepsze zarządzanie ryzykiem. Identyfikacja i zarządzanie ryzykami związanymi z jakością.
C. Proces uzyskania certyfikatu – Cały proces sprowadzić można do czterech etapów:
a) Przygotowanie – organizacja musi opracować i wdrożyć system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami ISO 9001.
b) Audyt wewnętrzny – przeprowadzenie audytu wewnętrznego w celu oceny zgodności z normą.
c) Audyt certyfikacyjny – przeprowadzany przez niezależną jednostkę certyfikującą. Składa się z dwóch etapów: przeglądu dokumentacji oraz audytu na miejscu.
d) Utrzymanie certyfikatu – regularne audyty nadzoru i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością.
D. Podstawowe wymagania normy ISO 9001 – istnieje siedem dostawowych wymagań jakie muszą zostać spełnione by organizacja mogła spełnić wymagania normy. Należą do nich:
a) Kontekst organizacji – zrozumienie wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na organizację.
b) Przywództwo – zaangażowanie najwyższego kierownictwa w system zarządzania jakością.
c) Planowanie – identyfikacja ryzyk i szans oraz ustalanie celów jakościowych.
d) Wsparcie – zarządzanie zasobami, kompetencjami, świadomością i komunikacją.
e) Operacje – planowanie i kontrola procesów produkcyjnych i usługowych.
f) Ocena wyników – monitorowanie, pomiar, analiza i ocena wyników.
g) Doskonalenie – działania korygujące i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością.
Ad. 3. Podsumowanie
Certyfikat ISO 9001, jak było wyłuszczone wyżej, jest zazwyczaj ważny przez okres trzech lat od daty jego wydania. Po tym okresie organizacja musi przejść ponowną ocenę, aby odnowić certyfikat. W międzyczasie co roku przeprowadzane są audyty nadzoru, aby upewnić się, że organizacja nadal spełnia wymagania normy. Korzyści płynące z wdrożenia tej normy do swojej organizacji mogą w pełni rekompensować zaangażowanie i środki finansowe, dając możliwość otwarcia się firmy na nowe horyzonty i zdobycia zaufania klientów oraz inwestorów. Dodatkowo należy również pamiętać, iż norma przechodzi systematyczne przeglądy, w wyniku których jest aktualizowana. Po wydaniu nowej wersji normy, jest okres przejściowy, który należy wykorzystać do aktualizacji swojego SZJ, jeśli nie zdążymy aktualizować naszego systemu w okresie przejściowym przed audytem recertyfikacyjnym to czasami audyt recertyfikacyjny może być wcześniej niż za kolejne 3 lata, ale to temat na inny artykuł.