Co to jest Mapa Procesów?

Wskazówki, rady i znaki drogowe – to tylko część narzędzi, które pozwalają nam podejmować decyzje, zarówno te codzienne, jak i te o kluczowym znaczeniu. Od starożytności ludzkość rozwijała się, tworząc coraz bardziej skomplikowane społeczeństwa i technologie. Nie bez powodu prawo stanowi część składową każdego państwa jakie kiedykolwiek istniało. Wraz z tym procesem ewoluowały także nasze metody planowania i działania. Od prostych wskazówek drogowych po skomplikowane projekty inżynieryjne, ludzie od wieków tworzą schematy i mapy, aby zrozumieć i kontrolować swoje otoczenie. Proces twórczy u człowieka był i (w dalszym ciągu) pozostaje nieodłączną częścią jego natury, to też nie powinno dziwić sytuacja, w której bardziej intensywne manipulowanie abstrakcjami połączone z doświadczeniem idące w parze z zaangażowaniem potrafiły wynieść ludzkość w ciągu paru tysięcy lat do poziomu rozwoju pozwalającego tworzyć sztuczną inteligencje, inicjować wyprawy kosmiczne, czy odkryć tajemnicę życia (patrz. Odkrycie struktury DNA, możliwość „konstruowania” człowieka w warunkach laboratoryjnych). Uzasadnione było by w tym miejscu zadać pytanie: Dokąd to wszystko właściwie zmierza? Patrząc w przyszłość, w epoce dynamicznych zmian i ciągłej transformacji, rola map procesów staje się nie tylko istotna, ale wręcz niezbędna dla utrzymania konkurencyjności i efektywności biznesu. Jakie nowe wyzwania czekają organizacje w erze cyfrowej i jak mapy procesów mogą pomóc w radzeniu sobie z nimi.

Niniejszy tekst traktuje o tym, jak mapy procesów, jako narzędzie wizualizacji i optymalizacji działań w organizacji, pomagają nam lepiej zrozumieć i poprawić nasze procesy biznesowe. Prześledzimy ich rolę w codziennej pracy i ich potencjał w dążeniu do doskonałości operacyjnej.

1. Co to jest mapa procesów?

2. Korzyści związane ze stosowaniem mapy procesów

3. Podsumowanie

Ad. 1 Co to jest mapa procesów?

Mapami procesów (z angielskiego: „Process Map”) nazywa się dokumentację, która przedstawia kolejność i zależności między poszczególnymi etapami danego procesu. Celem mapy procesów jest zobrazowanie całego procesu od początku do końca, w celu lepszego zrozumienia i efektywnej optymalizacji. Mapa procesów jest ogólnie postrzegana jako jedno z narzędzi zarządzania procesami (Business Process Management – BPM) i jest wykorzystywana w różnych branżach, od produkcji po usługi.
W ramach mapy procesów, poszczególne etapy procesu są przedstawiane w postaci diagramu, który pokazuje:

• Kolejność wykonania poszczególnych procesów lub etapów
• Zależności między poszczególnymi procesami lub etapami
• Podział obowiązków między poszczególnymi osób lub zespołami
• Przepływ produktu pomiędzy poszczególnymi procesami
• Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi procesami

Mapy procesów mogą być tworzone za pomocą różnych narzędzi, takich jak diagramy przepływu pracy (workflow), diagramy Gantta, diagramy Pareto czy diagramy blokowe. Każdy proces w organizacji może być zmapowany, od procesów biznesowych po procesy produkcyjne i usługowe. Mapy procesów mogą również mieć różną szczegółowość od ogólnych, obrazujących zależności między procesami, po szczegółowe przedstawiające nie tylko procesy ale również wszystkie etapy każdego z procesów.

a) Zrozumienie procesu: Pomaga zespołom zrozumieć, jakie są zależności między procesami oraz jakie kroki są wykonywane w ramach procesu i jak są one ze sobą powiązane.

b) Identyfikacja krytycznych punktów: Pozwala na identyfikację potencjalnych obszarów problemowych lub krytycznych punktów w procesie, które mogą wymagać uwagi lub optymalizacji.

c) Optymalizacja: Umożliwia zidentyfikowanie obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia lub zmiany w celu zwiększenia wydajności, redukcji kosztów lub poprawy jakości.

d) Komunikacja: Stanowi klarowną wizualizację procesu komunikacji wewnątrz organizacji, na przykład w trakcie szkoleń pracowników lub prezentacji dla interesariuszy.

e) Zarządzanie: Pomaga w monitorowaniu postępów, zarządzaniu zmianami i utrzymaniu spójności w ramach procesów.

Aplikacja dla systemów zarządzania – QMS ADOZET

Ad. 2. Korzyści związane ze stosowaniem mapy procesów

Ułatwienia w wykonywaniu różnych czynności za sprawą map procesów widoczne jest za sprawą mierzalnego poziomu zadowolenia, jakim cieszą się właściciele organizacji korzystających z tego narzędzia. Nie jest to szczególnie zaskakujące. Narzędzie to bowiem pomaga w identyfikacji, dokumentowaniu i analizie całych procesów biznesowych.
W szczególności korzyściami jakie niesie za sobą korzystania z map procesów są:

a) Lepsze rozumienie zależności procesów: mapa procesu pomaga zrozumieć, jak dany proces działa w Twojej organizacji, od jakich procesów jest zależny i jakie procesy są od niego zależne.

b) Optymalizacja procesów: mapa procesu pozwala na identyfikację punktów nieefektywnych lub zbędnych, co umożliwia podejmowanie decyzji o ich poprawieniu. Dzięki temu można zoptymalizować procesy, eliminując zbędne czynności i oszczędzając czas oraz zasoby.

c) Zwiększenie efektywności: mapa procesu pomaga w identyfikacji możliwości redukcji kosztów, zwiększenia produktywności i poprawienia jakości.

d) Współpraca międzyzespołowa: mapa procesu pozwala na lepsze współdziałanie międzyzespołowe, przez co eliminuje bariery komunikacyjne. Pracownicy mogą szybciej zrozumieć, jakie są poprzednie i kolejne etapy pracy i gdzie w organizacji są ich zadania.

e) Pomoc w implementacji zmian: mapa procesu jest istotnym narzędziem przy implementacji nowych rozwiązań i zmian w Twojej organizacji. Dzięki temu można wprowadzać standardy i procedury co przekłada się na spójność i jednolitość w działaniu firmy.

f) Wsparcie ciągłego doskonalenia: mapy procesów są wykorzystywane do ciągłego doskonalenia, dlatego ważna jest ich aktualizacja, tak aby odzwierciedlały faktyczny stan w firmie. Pozwalają również w przystępny sposób zobrazować stan do którego dąży organizacja.

Ad. 3. Podsumowanie

Mapy procesów stanowią kluczowe narzędzie dla organizacji dążących do efektywności operacyjnej. Ukazana została ich rola jako narzędzia. wizualizacji i optymalizacji działań, ukazując, jak pomagają lepiej zrozumieć i poprawić procesy biznesowe. Jak można wywnioskować z ukazanych w niniejszym tekście cech rzeczonego narzędzia są one fundamentem skutecznego zarządzania operacyjnego.

Warto pamiętać, że implementacja map procesów wymaga zaangażowania pracowników i zmiany kultury organizacyjnej. Patrząc w przyszłość, dostrzec można że nadal będą kształtować potrzeby i wyzwania związane z rozwojem technologii i otoczeniem biznesowym. Jednakże, dzięki elastyczności i adaptacyjności, organizacje mogą wykorzystać mapy procesów jako kluczowe narzędzie w osiąganiu sukcesu w konkurencyjnym świecie biznesu.

Zaznaczyć tutaj należy, iż nie jest to jedyne narzędzie pomagające dotrzeć do celu jakim jest zwiększenie efektywności, podobnie nazwanym narzędziem jest Mapa Drogowa z angielskiego Roadmap, która służy do wizualizacji drogi do celu. Dzięki niej można zaplanować w czasie poszczególne etapy osiągnięcia celu oraz wykorzystać tzw. Kamienie Milowe (z ang. milestone), które pozwolą nam na lepszy monitoring postępów i wcześniejszą identyfikację ryzyk.