Techniki audytowe
Czym jest audyt?
Zgodnie z normą ISO 9001, audyt jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów z audytu oraz ocena, która służy określeniu stopnia spełniania kryteriów audytu. W odniesieniu do normy ISO 9001 audyt, to sprawdzenie zgodności organizacji z wymaganiami normy ISO.
Techniki audytowania
W trakcie audytów wykorzystuje się szereg technik, które pozwalają na uzyskanie odpowiednich dowodów z audytu. Do najbardziej uniwersalnych i najczęściej stosowanych zalicza się:
- Wywiad z wykorzystaniem check-listy pytań,
- Rozmowa,
- Analiza pobranych prób zapisów i dokumentów,
- Analiza procedur i dokumentacji systemowej,
- Porównywanie i analiza wyników stosowania powyższych metod
Proces audytu nie powinien być postrzegany jako kontrola oraz działanie mające na celu znalezienie nieprawidłowości czy wykrycie błędów. Audyt powinien być prowadzony w atmosferze rozmowy, a nie przesłuchania. To zadaniem audytora jest przyjęcie takiej postawy, aby odpowiednią atmosferę stworzyć. Dzięki temu audytor będzie w stanie uzyskać prawdziwe i satysfakcjonujące go dowody z procesu audytu. Należy zwracać też uwagę na sposób zadawania pytań. Pytania, które są zadawane audytowanym powinny być w miarę możliwości otwarte, czyli zaczynać się od: „Jak?”, „Kto?”, „Co?”, „Gdzie?”, „Dlaczego?”, „Kiedy?”, „Czy może mi Pan/Pani pokazać?”. Podczas audytu należy być cierpliwym, ponieważ niejednokrotnie mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie jedno pytanie trzeba formułować na różne sposoby, aby zostało ono w pełni zrozumiane i mogła być uzyskana adekwatna odpowiedź.
Analiza prób zapisów oraz dokumentacji jest podstawową i elementarną częścią audytu. Audytor powinien przeglądać odpowiednie i interesujące go próby, decydując przy tym samodzielnie o ich wyborze. Sprawdzana wówczas jest nie tylko zawartość dokumentacji oraz zapisów, lecz także sposób jej nadzorowania, przechowywania oraz aktualizowania. Celem audytu dokumentacji jest ocena sposobu funkcjonowania określonego systemu w przeszłości, a dokumentacja stanowi tego dowody.
Audytor powinien również obserwować jak w praktyce przebiegają ustanowione procesy w organizacji. Dzięki takiej obserwacji istnieje możliwość zebrania fizycznych dowodów z audytu, które w najbardziej prawdopodobny sposób oddadzą funkcjonowanie systemu lub procesu.
Techniki audytowe są bardzo rozbudowane i różnorodne. Gdy jest taka możliwość warto je ze sobą mieszać, aby otrzymać najpełniejszy obraz tego, co dzieje się w organizacji. Szczegóły mogą okazać się bardzo istotne, dlatego rozbudowany proces audytu jest ważnym elementem. Niestety łatwo można wpaść w pułapkę stworzenia zbyt skomplikowanego procesu audytów wewnętrznych. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z wiedzy i doświadczenia ekspertów i wykorzystanie oprogramowania QMS do zarządzania audytami. Pozwalają one zautomatyzować proces oraz zmniejszyć nakład pracy przy jednoczesnej poprawie efektywności audytów.