Księga Korespondencji
Zorganizowana komunikacja. Wszystko pod kontrolą.
Komponent Księga korespondencji to centralne narzędzie do kompleksowego zarządzania całym obiegiem korespondencji firmowej — zarówno przychodzącej, wychodzącej, jak i wewnętrznej. Dzięki zaawansowanym filtrom możesz błyskawicznie wyszukiwać konkretne wpisy, śledzić pełną historię korespondencji oraz utrzymywać pełen porządek w dokumentacji. Intuicyjne i przyjazne formularze pozwalają na szybkie dodawanie nowych pozycji, ich przypisywanie do właściwych działów lub osób odpowiedzialnych, a także załączanie niezbędnych plików i dokumentów. Wszystko to odbywa się w jednym, wygodnym miejscu, które usprawnia codzienną pracę, zwiększa efektywność i minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych informacji.
Poznaj najważniejsze rozwiązania systemu Księga korespondencji
Centralna ewidencja korespondencji w jednym miejscu
Przeglądaj, porządkuj i śledź całą korespondencję — zarówno przychodzącą, wychodzącą, jak i wewnętrzną — w jednym miejscu. System zapewnia pełną historię działań i przejrzysty dostęp do każdego dokumentu w czasie rzeczywistym.
Szybki dostęp dzięki filtrom i wyszukiwaniu
Znajdź każdy wpis w kilka sekund dzięki rozbudowanym filtrom według dat, typów, nadawców, działów i innych kryteriów. Nawet w dużej bazie danych odnalezienie konkretnej pozycji staje się szybkie i bezproblemowe.
Proste formularze, szybkie rejestrowanie
Dodawaj nowe pozycje z pomocą przejrzystych i prostych formularzy, które pozwalają błyskawicznie przypisać odbiorcę, kategorię czy załączyć dokumenty. Wszystko zaprojektowane tak, by ograniczyć czas potrzebny na obsługę do minimum.
Dokumenty powiązane bezpośrednio z wpisem
Do każdego wpisu możesz dołączyć pliki — skany pism, potwierdzenia nadania czy odpowiedzi. Ułatwia to archiwizację, współpracę między działami i zapewnia szybki dostęp do niezbędnych materiałów.
Przejrzysty obieg korespondencji i kontrola statusów
Przekazuj wpisy między użytkownikami lub działami, kontroluj statusy i monitoruj cały przebieg obsługi korespondencji. Dzięki temu żaden temat nie zostaje pominięty, a odpowiedzialność jest zawsze jasno określona.
Intuicyjny
Oprogramowanie AdoZet 360 zostało zaprojektowane z myślą o użytkowniku – przejrzysty interfejs i logiczny układ funkcji sprawiają, że obsługa systemu jest prosta i nie wymaga szczegółowego wdrożenia.
Niezawodny
System działa stabilnie niezależnie od skali wykorzystania. Zapewnia ciągłość pracy, minimalizując ryzyko przestojów i dając pewność działania w każdej sytuacji.
Wydajny
Dzięki płynnemu działaniu i przemyślanej strukturze, system pozwala szybciej realizować zadania, automatyzując procesy oraz optymalizując przepływ pracy, co zwiększa efektywność zespołów na co dzień.
Bezpieczny
AdoZet 360 spełnia aktualne wymagania prawne i standardy bezpieczeństwa. Skutecznie chroni dane użytkowników i dokumentację, wspierając zgodność z przepisami na każdym etapie pracy.
Panel zarządzania korespondencją
Rejestruj i kontroluj korespondencję w jednym, uporządkowanym widoku.
Widok Wpisów to główna przestrzeń pracy z dokumentami – podzielona na trzy zakładki: Przychodzące, Wysłane i Wewnętrzne. Umożliwia przegląd, rejestrację oraz obsługę korespondencji zgodnie z jej rodzajem i kierunkiem przepływu.
- Kompleksowe zarządzanie dokumentami – pełna kontrola nad korespondencją: przeglądaj, dodawaj i edytuj wpisy zgodnie z ich statusem i kategorią.
- Zaawansowane wyszukiwanie – błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji dzięki intuicyjnym filtrom i łatwemu wyszukiwaniu.
Moduł został zaprojektowany z myślą o wygodzie użytkownika i efektywnej pracy z dokumentami. Ułatwia kontrolę nad korespondencją i usprawnia komunikację wewnątrz organizacji.
Wpis do księgi korespondencji
Dodaj nowy wpis do księgi korespondencji w kilku prostych krokach
Dodanie nowego wpisu do księgi korespondencji jest szybkie i łatwe dzięki prostemu formularzowi. Wystarczy uzupełnić odpowiednie pola, takie jak rodzaj dokumentu, nadawca, odbiorca, daty oraz numer wpisu. Elementy zostały zaprojektowane z myślą o wygodzie użytkownika, aby proces był intuicyjny i nie wymagał zbędnych kroków. Wszystkie pola zostały zoptymalizowane, by minimalizować czas wprowadzania danych i zwiększyć efektywność pracy.
- Przejrzysty formularz – dodaj wszystkie niezbędne informacje w jednym, łatwym do wypełnienia formularzu
- Elastyczność kategorii – dopasuj wpis do odpowiednich kategorii, takich jak rodzaj dokumentu, tagi czy osoby
- Wbudowana walidacja danych – formularz automatycznie sprawdza poprawność danych, co minimalizuje ryzyko błędów
Dodawanie nowych wpisów do księgi korespondencji jest szybkie i intuicyjne, dzięki zoptymalizowanemu procesowi wprowadzania danych. Umożliwia to efektywne zarządzanie korespondencją i zapewnia jej pełną archiwizację w systemie.
Kto skorzysta z modułu Księga korespondencji?
- Monitorowanie i archiwizacja korespondencji – Ułatwia codzienne prowadzenie rejestru korespondencji, umożliwiając szybki dostęp do dokumentów oraz skuteczne zarządzanie obiegiem pism i ich archiwizacją bez potrzeby stosowania papierowych segregatorów.
- Śledzenie historii dokumentów – Pozwala łatwo sprawdzić, kto i kiedy dodał lub edytował dokument, co skraca czas poszukiwań i eliminuje błędy wynikające z braku informacji o wcześniejszych działaniach.
- Przegląd nadchodzącej i wysyłanej korespondencji – Zapewnia pełen obraz nadchodzących i wychodzących wiadomości, dzięki czemu można lepiej zarządzać terminami odpowiedzi i nie przegapić żadnej istotnej sprawy.
- Przypisywanie korespondencji do projektów – Ułatwia klasyfikację dokumentów według tematów lub działów, co pomaga w szybszym odnajdywaniu pism i zachowaniu spójności działań w ramach jednego projektu.
- Monitorowanie statusów spraw – Pozwala przypisać dokumentom konkretne etapy realizacji i osoby odpowiedzialne, co znacznie usprawnia kontrolę nad przebiegiem procesów administracyjnych w firmie.
- Usprawnienie procesów wewnętrznych – Redukuje ryzyko błędów i opóźnień w obsłudze korespondencji, dając pełną przejrzystość działań i szybki dostęp do aktualnych danych w systemie.
- Usprawnienie komunikacji z partnerami – Dzięki centralizacji korespondencji możliwa jest natychmiastowa reakcja na zapytania klientów, co wpływa na wyższy poziom obsługi i buduje profesjonalny wizerunek firmy.
- Zapewnienie zgodności dokumentów – System kontroluje zgodność treści z wewnętrznymi procedurami i standardami, co ogranicza ryzyko błędów oraz ułatwia audytowanie działań z klientami.
- Łatwy dostęp do historii – Pozwala na szybkie odnalezienie wcześniejszych kontaktów i ustaleń z klientem, co skraca czas obsługi spraw bieżących i wzmacnia relacje z partnerami biznesowymi.
Moduły dopasowane do Twoich potrzeb
AdoZet 360 to swoboda wyboru, możesz dowolnie zestawiać moduły, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Dzięki temu zyskujesz elastyczny system w pełni dopasowany do specyfiki Twojej działalności. W każdej chwili możesz rozbudować strukturę o nowe funkcjonalności, razem z rozwojem organizacji.