Jakie dokumenty niezbędne do ISO 9001:2015?

Norma ISO 9001:2015 wprost nie wskazuje jakie procedury powinny zostać opracowana przez organizację w ramach systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2015. Organizacja powinna „jedynie” posiadać wdrożone takie udokumentowane informacje aby wykazać zgodność z wymaganiami normy ISO 9001:2015. Podstawą efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa i jego Systemu Zarządzania Jakością jest opracowanie i wdrożenie przejrzystych procedur postępowania, aby oferowane produkty/usługi posiadały odpowiednią jakość, której oczekują Klienci.

Udokumentowane informacje wymagane przez ISO 9001:2015

Pojęcie „Udokumentowane informacje” określa wymagane dokumenty lub zapisy, które przedsiębiorstwo musi wdrożyć i utrzymywać, aby działać zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2015 .

Podstawowymi dokumentami wymaganymi przez normę, które powinny być wdrożone i utrzymywane jako udokumentowana informacja opisujące System Zarządzania Jakością są:

Zakres Systemu Zarządzania jakością (zgodnie z pkt. 4.3)
Polityka Jakości (zgodnie z pkt. 5.2)
Cele jakości i harmonogram ich realizacji (zgodnie z pkt. 6.2)

Wyżej wymienione dokumenty stanowią podstawę do działania zgodnie z ISO 9001:2015. Wymagane jest jednak więcej zapisów, które mają zastosowanie wówczas, gdy w organizacji wykonywany jest dany proces.

Kolejnymi dokumentami stanowiącymi udokumentowane informacje zgodnie z ISO 9001:2015 są m.in:

Zapisy z kalibracji i sprawdzeń wyposażenia do monitorowania i pomiarów
Zapisy ze szkoleń, kompetencji i doświadczenia pracowników
Zakresy obowiązków i odpowiedzialności personelu
Zapisy dotyczące realizacji procesu produkcji/świadczonych usług
Zapisy z nadzoru nad realizowanymi procesami
Zapisy z przeglądu wymagań wyrobów i usług,
Zapisy z procesu projektowania (jeżeli taki występuje)
Zapisy z zatwierdzenie oceny i nadzoru nad dostawcami
Zapisy z nadzoru nad własnością klienta lub dostawcy zewnętrznego
Zapisy z nadzoru nad zmianami
Zapisy zwalniania wyrobów/usług
Zapisy potwierdzające zgodność wyrobów/usług z wymaganiami

System Zarządzania Jakością zgodnie z normą ISO 9001:2015 powinien być odpowiednio nadzorowany. Zgodnie z tym wymaganiem, powinny być wdrożone i utrzymywane odpowiednie dokumenty dotyczące: nadzorowania wyrobu niezgodnego, niezgodności i działań korygujących, realizacji i harmonogramowania audytów wewnętrznych oraz przeglądu zarządzania.

Sporządzane zapisy mają kluczowe znaczenie, gdyż potwierdzają one wykonanie określonych działań w ramach Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z ISO 9001:2015.

Działania, które nie wymagają udokumentowania

W normie ISO 9001:2015 wymagane są również działania istotne dla funkcjonowania Systemu ISO 9001:2015 w przedsiębiorstwie, jednak nie jest wymagane ich udokumentowanie. Do działań takich można zaliczyć: analizę kontekstu organizacji, analizę ryzyka i szans. Działań takich nie można jednak pominąć i zalecane jest, aby zostały wdrożone odpowiednie procedury (nie są one wymagane przez ISO). Dla sprawnego działania SZJ należy opracować również inne procedury, które pozwolą zapewnić wysoką jakość i prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. To, jakie obszary i co zostanie udokumentowane zależy wyłącznie od profilu i charakteru organizacji. Należy wziąć pod uwagę jej strukturę, wielkość, procesy, formę komunikacji i świadomość personelu.

W normie ISO 9001:2015 nie jest narzucone w jakiej formie oraz ile procedur, instrukcji formularzy i zapisów należy opracować. Dokumentacja powinna być dostosowana do profilu przedsiębiorstwa, w którym jest ona wdrożona i utrzymywana. Dokumentacja może być prowadzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Najważniejszą rzeczą jest, aby była ona zgodna z normą ISO 9001:2015 oraz zapewniała sprawne i skuteczne funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością.

Kontekst organizacyjny – czy warto dokumentować?

W odpowiedzi na zadane pytanie w tytule możemy odpowiedzieć, że TAK – kontekst warto udokumentować. Jest to spowodowane tym, że analiza kontekstu organizacyjnego jest dosyć rozbudowaną czynnością, a wg normy Organizacja powinna monitorować i przeglądać informacje dotyczące kontekstu i dlatego trudnym zadaniem byłoby sprawować odpowiedni nadzór oraz wykazać adekwatność kontekstu bez jego udokumentowania.

Czy wymagana jest Księga Jakości lub Przewodnik po SZJ?

Odpowiedź jest dwojaka, ponieważ brzmi i TAK i NIE. Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2015 Księga Jakości nie jest wymagana, jednak warto posiadać ten dokument, gdyż jest to najlepszy sposób udokumentowania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością.

Księga Jakości jest dokumentem opisującym System Zarządzania Jakością. Jest to pewnego rodzaju przewodnik po SZJ i zbiór udokumentowanych procesów oraz informacji i ich wzajemnym powiązaniu. Księga może zawierać ponadto podstawowe elementy jak zakres (nie ma potrzeby już dokumentować go w inny sposób), wyłączenia z systemu czy podstawowe informacje o firmie.

Księga Jakości wydaje się być zatem najlepszym sposobem na udokumentowanie wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością. Należy pamiętać, że jej celem jest pomaganie firmie oraz wspieranie pracowników, a nie tylko fizycznie wdrożony dokument, który trzeba wyłącznie aktualizować i zmieniać.