Jak zaplanować audyt wewnętrzny
Dostrzeganie okazji mogących poprawić w znacznym stopniu kondycje firmy operującej w dowolnie obranej branży może przysporzyć wiele niepomiernych korzyści, łącznie z tymi których właściciel organizacji w pierwszej chwili nie dostrzeże. Odpowiednia percepcja wraz ze stosunkowo prostym łączeniem nawet najmniej oczywistych faktów, w niemal każdej znanej człowiekowi dziedzinie będą uznawane za nie tracące nigdy na wartości walory. Nie każdy jednak ma takie predyspozycje lub nawet możliwości ich wykorzystania, na przykład z powodu tzw. przyczyn zewnętrznych. Kreatywność, jednak stanowiąca jeden z głównych elementów natury ludzkiej pozwoliła w pewnym stopniu zaradzić temu szkopułowi. Już w XVII wieku zastosowano po raz pierwszy system wspomagający transport morskiego, który dziś określilibyśmy mianem SZJ czyli Systemu Zarządzania Jakością. Sukcesywnie rozwijające się coraz to nowych metod na przestrzeni ostatnich wieków pozwoliły na ich udoskonalenie w tym opracowanie Williama Edwardsa Deminga tzw. cyklu PDCA . Sukcesywna poprawa wydajności organizacji objawiająca się między innymi znaczną minimalizacją ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz ochroną reputacji i jej wizerunku są elementami leżącymi w gestii każdej firmy, a które to bez wątpienia zapewnia audyt wewnętrzny.
1. Czym jest audyt
2. Czym nie jest audyt
3. Jak zaplanować i przeprowadzić audyt wewnętrzny
Ad. 1. Czym jest audyt
Dużym zaskoczeniem nie będzie dla czytelnika fakt, że w literaturze, jak i na portalach informacyjnych istnieje bezmiar definicji określających ten termin w najprzeróżniejszy sposób. Faktem jest jednak, że duża część z nich w znacznej mierze się ze sobą pokrywa. Przez audyt należy rozumieć przeprowadzane przez specjalnie do tego powołany zespół (audytorów) niezależne, obiektywne działania o charakterze kontrolnym i doradczym, prowadzone w celu oceny organizacji, poddawaniu jej analizie finansowej i wniesienia do firmy wartości dodanej oraz uprawnień jej funkcjonowania. Wspiera on w ten sposób organizację poprzez systematyczny i konsekwentny wzrost efektywności w gospodarowaniu nią.
Zakładane przez organizacje cele mogą przybrać różną pod względem ambicji i złożoności formę. Nie ulega wątpliwości, że każdy z nich rzutować będzie w dużym stopniu na jej przyszłość. W dyskursie ogólnym panuje jednakże zgoda co to tego, że można je sprowadzić do dwóch zasadniczych grup zawierających własne podkategorie. Są to tzw.:
A. Cele główne – dzielące się ze względu na
a) ocenę zdolności jakościowej procesu zarządzania
b) inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych.
c) spełnienie wymagań certyfikacji w oparciu o normę systemu zarządzania.
d) stałe wspieranie w doskonaleniu systemu zarządzania.
B. Cele doskonalenia – zaliczają się do nich
a) Eliminacja przyczyn i rezultatów wykrytych niezgodności
- tworzenie programów działań korygujących
- wdrożenie korygujących działań.
b) Szacowanie efektywności działań korygujących.
Audyt jest potężnym narzędziem mieszczącym w sobie opracowywanie strategiczne przestrzeni audytu, szacowania potencjalnego ryzyka, wykonywania badań, oraz monitorowanie i wdrażanie zaleceń zawarte w raporcie pod audytowym.
Ad. 2. Czym nie jest audyt
Pomimo tego, że termin ten wydaje się być klarowny to w dalszym ciągu zachodzi ryzyko wystąpienia pomyłki przy jego identyfikacji. Praktyka pokazuje, że w dalszym ciągu słowo audyt używane jest zamiennie z terminem kontrola. Sprawa ta, choć na pierwszy rzut oka wydaje się dość trywialna rodzi pewne nieporozumienia wynikające z niekonsekwencji stosowanej terminologii. Kontrola bowiem to zespół działań obliczonych na wykrywaniu jak największej liczby niezgodności, celem wymierzenia kary. Cechuje ją zatem nastawienie na znalezienie braków, które będzie można sklasyfikować jako niespełnienie wymagań. Zdarza się często, że bywa nie zapowiadana. Ponadto może by wykonywana pomimo nieobecności osoby jej dotyczącej
Audyt prezentuje zupełnie odmienne podejście. Nastawiony jest weryfikację zgodności i znajdowaniu na nie dowodów. Co istotne, w przeciwieństwie do kontroli, nie może się on odbyć bez osoby audytowanej.
Zdarza się również, że słowo „audyt” utożsamiane jest z terminem „audit”. Zachodzi tu sytuacja odmienna od powyżej opisanej. Oba terminy są bowiem, choć nie ulega wątpliwości, że pewne różnice między nimi zachodzą.
Słowo audyt, poza tym, że jest nie wątpliwie jest zgodne z pisownią języka polskiego, odnosi się w dużej mierze do finansów i rejestracyjnej kontroli (np. audyt finansowy). Jego cecha charakterystyczną jest fakt, że przeprowadza się go kompleksowo, a nie wyrywkowo.
Z tak zwanym „audit” mamy do czynienia w sytuacji, gdzie działania związane są z wykazaniem zgodności danego systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO (np.: „audit jednostki certyfikującej)
Ad. 3 Jak zaplanować i przeprowadzić audyt wewnętrzny
Oczywistym jest, że przeprowadzenie dobrego audytu wewnętrznego wymaga kompleksowego i przemyślanego opracowania planu. Najczęściej na tym etapie (planowania) mówi się przeważnie o sześciu etapach umożliwiających w sposób stosunkowo prosty, realizację tego celu.
Etapy te noszą następujące nazwy:
a) Określenie obszarów i zakresu audytu
b) Tworzenie programu audytu
c) Dobór audytorów i zespołu audytowanego
d) Przygotowywanie niezbędnych narzędzi do przeprowadzenia audytu
e) Szacowanie przewidywanego ryzyka
f) Ustalanie dokładnego harmonogramu audytu
Najważniejszym aspektem nieodłącznie związanym z kwestią planowania audytu wewnętrznego jest osoba samego audytora. Powinien on posiadać lub zdobyć umiejętności praktyczne, wykształcenie wyższe, cechować się bardzo dobrą znajomością przepisów (konieczny jest certyfikat), rzetelnością oraz konkretnymi umiejętnościami dotyczącymi planowania przeprowadzania i raportowania audytów. Bardzo pomocne w tym miejscu wydają się przeprowadzane przez zewnętrzne firmy szkolenia gruntowne przygotowujące do wykonywania tego zawodu zarówno od strony teoretycznej, jak i praktycznej. Wszystkie tego typu szkolenia kompleksowego programu dla audytorów wewnętrznych prowadzone są przeważnie przez doświadczonych ekspertów, którzy z racji tego, że przeważnie wykonują ten zawodu podzielić się mogą umiejętnościami praktycznymi. Daje to pewną gwarancję, przygotowania uczestnika takiego szkolenia do roli dobrego audytora.
Audyt wewnętrzny może być przygotowywany na bazie szeregu określających wymagania jednej lub wielu norm, polityki lub innych wymagań prawnych i określonych przez organizację, a także procedur systemu zarządzania określanych przez samych zainteresowanych.
Wszystkie dokumenty robocze wykorzystywane w trakcie przeprowadzanego audytu obligatoryjnie uwzględniają:
- jakie zapisy powstają za pomocą dokumentu
- które zadanie audytowane jest związane z danym dokumentem
- kto będzie użytkownikiem dokumentu
- jakie informacje będą potrzebne do przygotowania dokumentów
Mając już sporządzony plan audytu wewnętrznego należy w dalszej kolejności przejść do omówienia samego procesu jego przeprowadzenia.
Cały proces sprowadzić można do sześciu etapów o następujących nazwach:
A. Oznaczenie terminu i wewnętrznego przebiegu
B. Ocena selektywnie wybieranych obszarów, procesów i produktów
C. Sporządzenie przez audytora prowadzącego wraz z audytorem wspomagającym raportu
D. Przesłanie przez audytora raportu do osoby audytowanej
E. Definiowanie działań do niezgodności wykrytych w trakcie audytowania
F. Ocena skuteczności wprowadzonych działań
Ad. do B
Liczyć należy się z sytuacją w której w ramach funkcjonowania organizacji wystąpić mogą wszelkiego rodzaju niezgodność, które wystąpić mogą właśnie na tym etapie. Z pośród wszystkich niezgodności do najczęściej występujących zaliczyć można dwa: tzw. główne (stosuje się, gdy wymaganie nie zostało spełnione w zakresie całego audytowanego obszaru.) oraz przyboczne (gdy wymaganie nie zostało spełnione w części audytowanego obszaru.).
Podsumowując, proces planowania audytu wewnętrznego do najłatwiejszych czynności z pewnością nie należy, nie mówiąc już o samym procesie jego przeprowadzenia. Nie zmienia to jednak faktu, że jest on jednym z najlepszych narzędzi wykorzystywanych do ciągłego i perspektywicznego usprawniania funkcjonowania organizacji. Autentycznie przyczynia się do zwiększenia efektywności, konkurencyjności i satysfakcji klientów, czyli tego wszystkiego, na czym powinno zależeć każdej szanującej się organizacji. Nic więc dziwnego, że cieszy się on w dalszym ciągu dużym zainteresowaniem nawet pomimo swego wysokiego poziomu skomplikowania i konieczności zaopatrzenia się w cierpliwość. Jak pokazuje praktyka, naprawdę warto.